Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a pour objectif d’informer les utilisateurs du site Ultra Routine sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, stockées, protégées et, le cas échéant, supprimées.

Ultra Routine s’efforce de traiter les données personnelles de manière loyale, transparente et conforme à la réglementation applicable, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). 1

1. Responsable du traitement

• Service : Ultra Routine
• Responsable : Baptiste Defranoux
• Contact : contactultraroutine@gmail.com
• Localisation : Nancy, France

2. Données personnelles collectées

Selon l’utilisation du service, Ultra Routine peut collecter les catégories de données suivantes :

• données d’identification, comme l’email et l’identifiant utilisateur ;
• données de profil, comme le pseudo, l’âge, certaines préférences et paramètres ;
• données liées aux objectifs, routines, habitudes, contraintes, progression et contenus saisis dans l’application ;
• données d’utilisation, comme certaines statistiques, l’activité sur la plateforme et l’usage des fonctionnalités ;
• données liées aux abonnements et paiements, dans la limite de ce qui est nécessaire à leur gestion ;
• avis, notes, images ou autres contenus transmis volontairement par l’utilisateur ;
• messages publiés dans la messagerie de groupe, ainsi que les signalements éventuellement associés.

Ultra Routine ne demande pas, de manière volontaire et systématique, de données sensibles au sens du RGPD pour l’utilisation normale du service. Le RGPD encadre spécifiquement ce type de données. 2

3. Finalités du traitement

Les données personnelles peuvent être utilisées pour :

• créer et gérer le compte utilisateur ;
• faire fonctionner Ultra Routine ;
• générer, personnaliser et adapter les routines ;
• suivre la progression, les habitudes et les statistiques ;
• améliorer le service, l’ergonomie et les fonctionnalités ;
• gérer les abonnements, les paiements et l’accès aux fonctionnalités Premium ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus, lutter contre la fraude et protéger l’intégrité du service ;
• répondre aux demandes des utilisateurs et gérer l’assistance.

4. Bases légales du traitement

Les traitements de données réalisés par Ultra Routine reposent notamment sur :

• l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles, lorsque les données sont nécessaires à la création du compte, à l’accès au service, à l’utilisation des fonctionnalités ou à la gestion de l’abonnement ;
• l’intérêt légitime d’Ultra Routine, notamment pour la sécurité, la prévention des abus, l’amélioration du service et la défense de ses droits ;
• le respect d’obligations légales, lorsqu’une conservation ou un traitement est imposé par la loi ;
• le consentement de l’utilisateur, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains traceurs non essentiels. La CNIL distingue bien les traceurs strictement nécessaires de ceux qui nécessitent un consentement. 3

5. Intelligence artificielle

Ultra Routine peut utiliser des systèmes d’intelligence artificielle afin de proposer des routines, suggestions, ajustements ou analyses personnalisées.

Les informations fournies à ces systèmes sont utilisées dans le but de faire fonctionner les fonctionnalités proposées par la plateforme.

Les recommandations générées ont pour objectif d’aider l’utilisateur dans son organisation et ne constituent pas un avis médical, juridique, financier, psychologique ou professionnel.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs besoins respectifs, aux personnes et services strictement habilités.

Certaines données peuvent également être traitées par des prestataires techniques intervenant pour le fonctionnement du service, par exemple :

• hébergement, base de données et authentification ;
• gestion des paiements et abonnements ;
• infrastructure technique ;
• outils nécessaires à certaines fonctionnalités de la plateforme.

Les messages publiés dans la messagerie de groupe sont stockés au sein de la base de données Supabase et ne sont accessibles qu’aux membres actifs du groupe concerné. Ils peuvent également être consultés par l’équipe Ultra Routine en cas de signalement, afin de traiter la demande et d’assurer le respect des règles d’utilisation.

La CNIL recommande une gestion stricte des habilitations et des accès aux données. 4

7. Paiements et abonnements

Les paiements et abonnements peuvent être gérés via un prestataire externe sécurisé.

Ultra Routine ne stocke pas directement l’intégralité des données de carte bancaire. Seules les informations strictement nécessaires à la gestion de l’abonnement, de l’état du paiement ou de la facturation peuvent être conservées dans l’application.

Les services d’abonnement reposent sur des mécanismes de renouvellement et de résiliation gérés techniquement par le système de facturation. Stripe prévoit notamment la gestion des souscriptions, renouvellements et annulations par API ou dashboard. 5

8. Cookies, sessions et traceurs

Ultra Routine utilise des cookies, tokens ou traceurs techniques strictement nécessaires au bon fonctionnement du service, notamment pour :

• l’authentification ;
• la gestion de session ;
• la sécurité du compte ;
• la stabilité et le bon fonctionnement du service.

Aucun cookie publicitaire ou traceur non essentiel n’est déposé sans base légale appropriée, et le cas échéant sans consentement lorsque celui-ci est requis. 6

9. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis supprimées, anonymisées ou archivées lorsque cela est nécessaire.

Les comptes peuvent être supprimés à la demande de l’utilisateur ou, le cas échéant, après une période prolongée d’inactivité si cela est prévu par le service.

Certaines données peuvent toutefois être conservées plus longtemps en cas d’obligation légale, de nécessité comptable, fiscale, de sécurité ou de gestion de litige.

10. Suppression du compte et effacement des données

L’utilisateur peut demander la suppression de son compte lorsque cette fonctionnalité est proposée dans l’application ou en contactant Ultra Routine.

En principe, les sites proposant la création d’un compte doivent également permettre sa suppression. La CNIL rappelle aussi que le droit à l’effacement doit être traité dans les meilleurs délais, et en principe dans un délai d’un mois, sauf cas particuliers prévus par la réglementation. 7

La suppression du compte entraîne, selon le fonctionnement du service, la suppression ou l’anonymisation des données associées, sous réserve des données devant être conservées pour respecter une obligation légale ou assurer la défense des droits d’Ultra Routine.

11. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation applicable, l’utilisateur peut disposer, selon les cas, des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, lorsque la loi le prévoit.

La CNIL rappelle qu’une personne peut demander l’accès à ses données, leur rectification ou leur effacement, et que l’information fournie doit être claire et accessible. 8

Toute demande peut être adressée à :

contactultraroutine@gmail.com

12. Sécurité

Ultra Routine met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, l’altération, la divulgation ou toute utilisation illicite.

La CNIL publie des recommandations en matière de sécurité des données, notamment sur la gestion des accès et les mesures de protection adaptées. 9

13. Transferts éventuels

Certains prestataires techniques utilisés pour le fonctionnement du service peuvent être situés ou traiter des données en dehors du pays de l’utilisateur.

Dans ce cas, Ultra Routine s’efforce de recourir à des solutions et garanties appropriées au regard de la réglementation applicable.

14. Réclamation

Si l’utilisateur estime, après avoir contacté Ultra Routine, que ses droits ne sont pas respectés, il peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France. La CNIL prévoit cette possibilité en cas d’absence de réponse ou de réponse insatisfaisante. 10